U profesionalnom svijetu, organizirana pristigla pošta često je sinonim za učinkovito upravljanje vremenom.
Uzmimo ovu izjavu i pogledajmo metode koje izvršni direktori koriste za čišćenje pristigle pošte u samo deset minuta dnevno.
Strategija izvršnog direktora za optimalno upravljanje e-poštom
Pravilo tri minute
Prvi korak koji mnogi izvršni direktori poduzimaju je pravilo tri minute. Ako se e-pošta može obraditi za manje od tri minute, treba je odmah obraditi. Ovaj pristup sprječava nakupljanje nevažnih e-poruka i njihovo preopterećenje.
Brzo odgovaranje na male e-poruke sprječava da postanu velike prepreke.
Odredite prioritete i delegirajte
Složenije e-poruke koje zahtijevaju dulje djelovanje ili se zakazuju za kasniji datum ili delegiraju. Poznavanje određivanja prioriteta i delegiranja zadataka ključno je za održavanje pristigle pošte praznom.
Priča gđe. Durant, izvršne direktorice tehnološke tvrtke
Gđa. Durant, koja vodi brzorastući startup, svakodnevno koristi ove tehnike kako bi učinkovito upravljala svojim vremenom i e-poštom. Dijeli svoje iskustvo:
Svako jutro provodim deset minuta sortirajući svoje e-poruke. Ovaj strateški trenutak omogućuje mi da brzo odlučim koju radnju poduzeti za svaku poruku.
Koristi aplikaciju koja automatski sortira e-poruke prema prioritetu. „To mi omogućuje da se usredotočim na ono što je stvarno važno bez gubljenja vremena“, objašnjava.
Tehnološki alati u pomoć
Poput gđe. Durant, mnogi izvršni direktori oslanjaju se na alate za upravljanje e-poštom. Ovi alati mogu filtrirati, sortirati, pa čak i odgovarati na e-poruke na poluautomatski način, značajno smanjujući vrijeme provedeno na dnevnoj obradi e-pošte.
Dodatne tehnike za poboljšanje produktivnosti
Namjenske sesije obrade
Umjesto da stalno provjeravaju pristiglu poštu tijekom dana, izvršni direktori često izdvajaju određena vremenska razdoblja za obradu e-pošte. To im omogućuje da se usredotoče na druge zadatke bez ometanja.
OHIO pravilo (Obradi samo jednom)
Ova metoda potiče trenutnu akciju na svaku e-poštu pri prvom čitanju. Ako e-pošta zahtijeva odgovor, on se daje odmah. Ako e-poštu treba arhivirati ili izbrisati, to se također radi odmah.
–Odmah kategorizirati
-Odgovoriti ili delegirati
-Izbrisati neželjenu poštu bez oklijevanja
Utjecaj ovih tehnika na produktivnost
Izvršni direktori koji koriste ove tehnike pokazuju značajna poboljšanja u upravljanju vremenom i smanjenju stresa. Um manje zatrpan više neobrađenih e-poruka omogućuje bolji fokus na zadatke s većom dodanom vrijednošću.
Dodatne informacije koje treba uzeti u obzir
Učinkovito upravljanje e-poštom ne ovisi samo o pojedinačnim tehnikama, već i o korporativnoj kulturi koja cijeni vrijeme i jasnu komunikaciju. Poticanje cijelog tima da usvoji slične prakse može umnožiti koristi na organizacijskoj razini.
Na kraju, korisno je povremeno pregledavati alate i tehnike koji se koriste kako bi se osiguralo da su i dalje prikladni za količinu i vrstu primljenih e-poruka, što vam omogućuje prilagođavanje strategija prema potrebi za održavanje upravljive pristigle pošte i optimalne produktivnosti.
